为规范基金会档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全与有效利用，充分发挥档案在基金会运营、项目管理、财务管理等各项工作中的重要作用，结合基金会实际情况，制定本制度。
本制度适用于基金会在日常运营、项目开展、财务管理等各项活动中形成的所有具有保存价值的文件资料的管理工作，包括但不限于纸质档案、电子档案及其他载体档案。
遵循集中统一管理、分级负责、完整准确、安全保密、便于利用的原则，确保档案管理工作规范化、科学化、制度化。
1.档案收集与整理：按照基金会档案分类标准，及时收集各类具有保存价值的文件资料，主动与各部门沟通，确保档案收集的完整性与及时性。对收集到的档案资料进行分类、编号、装订等系统化整理工作，做好真伪鉴别和价值鉴定，建立档案检索工具。
2.档案保管与维护：将整理好的档案妥善存放在档案柜中，定期检查档案环境。定期检查档案，对受损档案进行修复和复制，做好电子档案备份及档案管理系统维护。
3.档案借阅与利用：严格执行档案借阅制度，审核借阅申请，做好借阅登记与催还工作。为基金会内外提供档案查询与利用服务，严格遵守保密制度，记录并统计分析档案利用情况。
4.与出纳本职工作协调：合理规划档案管理与出纳工作时间，制定工作计划。将财务档案管理作为重点，在处理财务业务时及时归档相关资料，同时利用档案信息为出纳工作提供支持。
各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和初步保管工作，并按照规定时间和要求将档案资料移交至档案管理人员。在工作过程中，确保形成的档案资料真实、完整、准确，积极配合档案管理人员做好档案管理相关工作。
1.行政管理类：基金会章程、理事会会议记录、规章制度、人事档案、工作总结、工作计划等。
2.项目管理类：项目立项文件、项目实施方案、项目进度报告、项目验收报告、项目评估报告等。
3.财务管理类：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料、捐赠资金收支明细、财务预算与决算文件等。
4.其他类：捐赠协议、合作协议、宣传资料、荣誉证书、重大活动记录等。
1.各部门应在文件资料形成后的三个工作日内，将其移交至档案管理人员，重要会议、重大项目产生的档案资料应在活动结束后的一个工作日内完成移交。
2.移交的档案资料应完整、准确、系统，具备签字、盖章等完备的手续，纸质档案应使用符合档案保存要求的纸张和笔墨，电子档案应存储在规定的文档中，并注明文件格式和相关说明。
依据文件类型对档案资料进行分类排列。对档案资料进行编号，使用规范的装订材料和装订方法进行装订，编制详细的档案目录，建立档案检索工具，确保档案便于查询和利用。
1.档案应存放在专用的档案柜中，档案库房应保持整洁、干燥、通风，配备必要的防潮、防火、防虫、防盗、防光、防高温等设施设备。
2.对档案柜进行合理规划和标识，按照档案分类和编号顺序存放档案，确保档案存放有序，便于查找。
1.档案管理人员应定期对档案进行检查，每月至少检查一次，发现档案存在破损、霉变、虫蛀等情况时，应及时采取修复和复制措施，并记录在档案维护记录台账中。
2.电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的物理介质中，并定期进行检查和测试，确保数据的完整性和可用性。档案管理系统应每季度进行一次检查和更新，保障系统正常运行。
1.基金会内部人员借阅档案，需填写《档案借阅登记表》，注明借阅原因、借阅期限、借阅档案内容等信息，经部门负责人和档案管理分管领导审批后方可借阅。外部单位借阅档案，除填写申请表外，还需提供单位介绍信和有效身份证件，经基金会法定代表人或其授权人审批同意后，方可办理借阅手续。
2.借阅档案时，档案管理人员应仔细核对借阅档案的名称、数量、编号等信息，确保准确无误，并要求借阅人在《档案借阅登记簿》上签字确认。借阅期限一般不超过五个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前办理续借手续。
1.档案管理人员应按照规定的程序和权限，为基金会内部各部门及外部相关单位提供档案查询与利用服务。在提供服务过程中，严格遵守保密制度，对涉及基金会机密、捐赠人隐私等敏感信息的档案，未经授权不得擅自提供查阅。
2.对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、利用效果等。
基金会理事会或其授权的监督部门应定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案资料的完整性和准确性、档案保管条件和设施设备运行情况等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。
本制度由基金会秘书处负责解释。
本制度自发布之日起施行。原有档案管理相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。