北京市众安公益基金会秘书处工作制度
第一章 总则
第一条 为使北京市众安公益基金会(以下简称“基金会”)秘书处工作规范化、制度化、科学化，提高工作质量和行政效能，根据《北京市众安公益基金会章程》并结合基金会工作实际，特制定本制度。
第二条 秘书处作为基金会常设办事机构，为基金会的行政和协调机构，在秘书长领导下承担基金会日常工作，对理事会和理事长负责。
第二章 概述
第三条 秘书处分为项目中心、发展中心、支持中心三个部门，由秘书长负责，各部门分工不分家，大型活动需要时，应不分岗位，团结协作。
第三章 工作任务和职责
第四条 秘书长工作任务和职责
秘书长在理事长领导下开展工作，行使下列职权：
（一）主持开展日常工作，组织实施理事会决议；
（二）组织实施基金会年度公益活动计划；
（三）拟定资金的筹集、管理和使用计划；
（四）拟定基金会的内部管理规章制度，报理事会审批；
（五）协调各机构开展工作；
（六）提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人，由理事会决定；
（七）提议聘任或解聘各机构主要负责人，由理事会决定；
（八）决定各机构专职工作人员聘用；
（九）章程和理事会赋予的其他职权。
第五条 副秘书长工作任务和职责
(一)协助秘书长工作。
(二)做好分管业务工作。
(三)做好为理事会会议和年度工作报告提供分管工作的总结等相关工作。
(四)完成秘书长交办的其他工作。
第六条 支持中心工作任务和职责
(一)财务管理：财务部负责制定和执行基金会的财务规划、预算控制、资金管理以及税务合规，确保财务活动的准确性和效率。
(二)法务管理：法务部负责起草、审核、修订基金会各类对内对外合同协议、法律文件，确保其合法性、合规性、严谨性。协助人力资源部门处理劳动关系相关法律事务（如劳动合同管理、规章制度制定、员工解雇/裁员、劳动争议处理等）。制定、完善基金会合规政策和流程（如合规手册、行为准则）。协助公司应对政府监管部门的检查、调查、问询等，并准备好相关文件资料。
(三)行政管理：综合事务部负责办公环境的维护、资产管理、后勤服务、考勤统计、会议组织、文档管理等，以维护基金会日常工作项目运营顺畅。
(四)人力管理：综合事务部负责员工的招聘、培训、绩效评估、薪酬福利管理以及员工关系和组织文化建设。负责志愿者的招募、登记、培训等工作。
第七条 项目中心的工作任务和职责
(一)项目管理：项目部负责制定和完善符合机构使命的应急预案与管理机制，确保迅速有效应对突发事件。构建多元公益帮扶模式，确保平时持续运作和提升公信力，全面落实高效执行。
（二）筹资发展：基金部负责基金会整体战略规划在筹资方向的制定与落地工作，为机构的健康可持续发展提供保障。负责基金会在互联网公开募捐平台、官网的筹款与运营工作，建设多元筹资渠道。
(三)物资管理：采购部负责制定公益项目采购计划和供应链管理，确保物资供应及时性、经济性，多方比价控制成本确保采购物资的品质。
(四)培训管理：项目部配合综合事务部组织内部和外部的培训与演练，并不断更新和完善，提升整体团队专业素质。
(五)业务解答：客服部负责处理捐赠人关于项目信息、捐赠流程、税收优惠（如发票开具、抵税政策）、支付方式等问题咨询，提供个性化捐赠方案建议（如定期捐赠、定向捐赠、物资捐赠等），根据实际捐赠情况进行记录反馈。耐心解答受助人（或家属）关于救助条件、申请材料、审批流程的疑问，辅助提交材料。
第八条 发展中心的工作任务和职责
(一)研发立项：拓展部根据基金会内、外部环境变化，通过需求调研、可行性研究、行业扫描等专业手段，形成《项目建议书》，整合项目预算及实施方案，进行立项。
(二)规划管理：规划部制定《项目年度工作计划及预算》，借助数字化手段，按照计划进行项目执行及预算管理，并对项目开展进行内外部监测及评估。
(三)品牌战略：通过中华网等平台深化品牌影响力，提升机构公信力，推动公众广泛认可并参与公益。
第四章 秘书处会议
第九条 秘书处每周召开办公会，由秘书长负责召集和主持。主要内容为：
(一)各部门人员汇报自己上周的工作内容及本周工作计划。
(二)通报现有公益项目、其他事项进展情况。
(三)通报即将开展的公益活动及重要事项。
(四)协调和解决相关问题。
第十条 出于研究、协调和解决重要问题的需要，秘书处可根据工作需要不定期召开专题会议，由理事长、秘书长召集和主持，相关业务部门和有关负责人参加。主要内容为：
(一)研究基金会专项工作的部署和落实。
(二)协调及处理专项工作中的重要事务。
第十一条 秘书处工作会议由专门人员负责记录，并根据基金会档案管理相关制度保管。
第五章 附则
第十二条 本制度未尽事宜或与有关规定不一致的，按法律法规、部门规章、规范性文件和章程的有关规定执行。
第十三条 本制度未尽事宜，由理事会授权秘书处制定相关细则。
第十四条 本制度经基金会第N届理事会第N次会议于2025年N月N日表决通过自公布之日起施行，由秘书处负责解释。