第一条 目的
为规范本基金会会计档案管理，确保会计资料的真实性、完整性、安全性和可追溯性，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《慈善组织会计制度》等法律法规，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于本基金会所有会计档案的形成、整理、保管、利用、移交与销毁等全过程管理。
第三条 会计档案定义
本制度所称会计档案包括：会计凭证：原始凭证、记账凭证；
会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账簿；
财务会计报告：季度、年度财务报告（含审计报告）；
其他类：银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、银行存款余额调节表、合同协议及其他具有保存价值的会计资料。
第四条 财务部门职责
负责会计档案的日常整理、装订、归档；确保会计档案的真实性、完整性；
定期向档案管理部门移交会计档案。
第五条 档案管理部门职责
统一接收、登记、保管会计档案；建立会计档案台账及电子索引；负责档案借阅、复制、销毁管理；落实防火、防盗、防潮、防虫等安全措施。
第六条 监（理）事会监督
监（理）事会有权对会计档案管理情况进行监督检查。
第七条 整理要求
会计凭证：按月整理，附加封面、封底，装订成册并标注凭证号、期间、册数；
会计账簿：按年打印，加装封面并标注账簿名称、年度；
财务报告：按报告期整理，附目录及签章页；
电子档案：同步生成PDF等不可修改格式备份，与纸质档案内容一致。
第八条 归档流程
时间：次年完成上年度会计档案归档；
移交清单：填写《会计档案移交清册》，双方签字确认；
质量要求：档案完整、装订规范、标签清晰。
第九条 保管期限
档案类型 保管期限
(1) 会计凭证 30年
(2) 总账、明细账、日记账 30年
(3) 年度财务报告（含审计报告） 永久
(4) 银行对账单、余额调节表 10年
(5) 纳税申报表 10年
(6) 会计档案保管/销毁清册 永久
第十条 保管条件
场所：专用档案室
装具：使用专用档案柜，分类编号存放；
电子档案：本地服务器+云端双备份，定期检测可用性。
第十一条 借阅
审批权限：
财务人员借阅：财务负责人审批；
其他部门借阅：秘书长审批；
外部单位（如审计、监管机构）：需持正式函件，经秘书长批准。
现场监督：档案管理员全程陪同查阅，禁止拆卷、涂改。
第十二条 保密要求
会计档案内容涉及捐赠人信息、项目成本等敏感数据，严禁泄露；
电子档案设置访问权限。
第十三条 移交管理
财务人员离职前，须办妥会计档案移交手续；档案管理员变动时，需在监交人监督下交接清册。
第十四条 销毁程序
鉴定：档案管理员会同财务部清理到期档案，编制《会计档案销毁清册》；审批：秘书长审核 → 理事长审批 → 监（理）事会备案；
监销：由财务部、档案室、监（理）事会代表共同现场监销；
记录：监销人在销毁清册签字确认。
禁止销毁情形：未结清的债权债务原始凭证；在建项目、未决诉讼的凭证；
其他未了事项的会计资料。
第十五条 管理要求
电子档案与纸质档案具有同等效力；
采用不可修改格式（如PDF/A、OFD）存储；
每季度检查存储设备安全性，每2年迁移至新存储介质。
第十六条 备份机制
实行“三地备份”：本地服务器 + 异地备份 + 云存储（需符合《网络安全法》）。
第十七条 责任追究
出现以下情形，对责任人处以警告至辞退处分，造成损失的依法追责：
故意损毁、丢失会计档案；未按规定期限归档；擅自外借、复制、泄露档案内容。
第十八条 制度修订
本制度由理事会审议通过，修订时需重新履行审批程序。
第十九条 生效日期
自发布之日起施行。