第一条 目的
为规范本基金会会计档案管理,确保会计资料的真实性、完整性、安全性和可追溯性,根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《慈善组织会计制度》等法律法规,特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于本基金会所有会计档案的形成、整理、保管、利用、移交与销毁等全过程管理。
第三条 会计档案定义
本制度所称会计档案包括:会计凭证:原始凭证、记账凭证;
会计账簿:总账、明细账、日记账、辅助账簿;
财务会计报告:季度、年度财务报告(含审计报告);
其他类:银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、银行存款余额调节表、合同协议及其他具有保存价值的会计资料。
第四条 财务部门职责
负责会计档案的日常整理、装订、归档;确保会计档案的真实性、完整性;
定期向档案管理部门移交会计档案。
第五条 档案管理部门职责
统一接收、登记、保管会计档案;建立会计档案台账及电子索引;负责档案借阅、复制、销毁管理;落实防火、防盗、防潮、防虫等安全措施。
第六条 监(理)事会监督
监(理)事会有权对会计档案管理情况进行监督检查。
第七条 整理要求
会计凭证:按月整理,附加封面、封底,装订成册并标注凭证号、期间、册数;
会计账簿:按年打印,加装封面并标注账簿名称、年度;
财务报告:按报告期整理,附目录及签章页;
电子档案:同步生成PDF等不可修改格式备份,与纸质档案内容一致。
第八条 归档流程
时间:次年完成上年度会计档案归档;
移交清单:填写《会计档案移交清册》,双方签字确认;
质量要求:档案完整、装订规范、标签清晰。
第九条 保管期限
档案类型 保管期限
(1) 会计凭证 30年
(2) 总账、明细账、日记账 30年
(3) 年度财务报告(含审计报告) 永久
(4) 银行对账单、余额调节表 10年
(5) 纳税申报表 10年
(6) 会计档案保管/销毁清册 永久
第十条 保管条件
场所:专用档案室
装具:使用专用档案柜,分类编号存放;
电子档案:本地服务器+云端双备份,定期检测可用性。
第十一条 借阅
审批权限:
财务人员借阅:财务负责人审批;
其他部门借阅:秘书长审批;
外部单位(如审计、监管机构):需持正式函件,经秘书长批准。
现场监督:档案管理员全程陪同查阅,禁止拆卷、涂改。
第十二条 保密要求
会计档案内容涉及捐赠人信息、项目成本等敏感数据,严禁泄露;
电子档案设置访问权限。
第十三条 移交管理
财务人员离职前,须办妥会计档案移交手续;档案管理员变动时,需在监交人监督下交接清册。
第十四条 销毁程序
鉴定:档案管理员会同财务部清理到期档案,编制《会计档案销毁清册》;审批:秘书长审核 → 理事长审批 → 监(理)事会备案;
监销:由财务部、档案室、监(理)事会代表共同现场监销;
记录:监销人在销毁清册签字确认。
禁止销毁情形:未结清的债权债务原始凭证;在建项目、未决诉讼的凭证;
其他未了事项的会计资料。
第十五条 管理要求
电子档案与纸质档案具有同等效力;
采用不可修改格式(如PDF/A、OFD)存储;
每季度检查存储设备安全性,每2年迁移至新存储介质。
第十六条 备份机制
实行“三地备份”:本地服务器 + 异地备份 + 云存储(需符合《网络安全法》)。
第十七条 责任追究
出现以下情形,对责任人处以警告至辞退处分,造成损失的依法追责:
故意损毁、丢失会计档案;未按规定期限归档;擅自外借、复制、泄露档案内容。
第十八条 制度修订
本制度由理事会审议通过,修订时需重新履行审批程序。
第十九条 生效日期
自发布之日起施行。