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北京市众安公益基金会会计档案管理制度

北京市众安公益基金会会计档案管理制度

第一章总则

第一条 目的

为规范本基金会会计档案管理,确保会计资料的真实性、完整性、安全性和可追溯性,根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《慈善组织会计制度》等法律法规,特制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于本基金会所有会计档案的形成、整理、保管、利用、移交与销毁等全过程管理。

第三条 会计档案定义

本制度所称会计档案包括:会计凭证:原始凭证、记账凭证;

会计账簿:总账、明细账、日记账、辅助账簿;

财务会计报告:季度、年度财务报告(含审计报告);

其他类:银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、银行存款余额调节表、合同协议及其他具有保存价值的会计资料。

第二章管理职责

第四条 财务部门职责

负责会计档案的日常整理、装订、归档;确保会计档案的真实性、完整性;

定期向档案管理部门移交会计档案。

第五条 档案管理部门职责

统一接收、登记、保管会计档案;建立会计档案台账及电子索引;负责档案借阅、复制、销毁管理;落实防火、防盗、防潮、防虫等安全措施。

第六条 监(理)事会监督

监(理)事会有权对会计档案管理情况进行监督检查。

第三章会计档案的整理与归档

第七条 整理要求

会计凭证:按月整理,附加封面、封底,装订成册并标注凭证号、期间、册数;

会计账簿:按年打印,加装封面并标注账簿名称、年度;

财务报告:按报告期整理,附目录及签章页;

电子档案:同步生成PDF等不可修改格式备份,与纸质档案内容一致。

第八条 归档流程

时间:次年完成上年度会计档案归档;

移交清单:填写《会计档案移交清册》,双方签字确认;

质量要求:档案完整、装订规范、标签清晰。

第四章会计档案的保管

第九条 保管期限

档案类型  保管期限

(1)    会计凭证  30

(2)    总账、明细账、日记账  30

(3)    年度财务报告(含审计报告)  永久

(4)    银行对账单、余额调节表    10

(5)    纳税申报表    10

(6)    会计档案保管/销毁清册 永久

第十条 保管条件

场所:专用档案室

装具:使用专用档案柜,分类编号存放;

电子档案:本地服务器+云端双备份,定期检测可用性。

第五章会计档案的利用与保密

第十一条 借阅

审批权限:

财务人员借阅:财务负责人审批;

其他部门借阅:秘书长审批;

外部单位(如审计、监管机构):需持正式函件,经秘书长批准。

现场监督:档案管理员全程陪同查阅,禁止拆卷、涂改。

第十二条 保密要求

会计档案内容涉及捐赠人信息、项目成本等敏感数据,严禁泄露;

电子档案设置访问权限。

第六章会计档案的移交与销毁

第十三条 移交管理

财务人员离职前,须办妥会计档案移交手续;档案管理员变动时,需在监交人监督下交接清册。

第十四条 销毁程序

鉴定:档案管理员会同财务部清理到期档案,编制《会计档案销毁清册》;审批:秘书长审核理事长审批监(理)事会备案;

监销:由财务部、档案室、监(理)事会代表共同现场监销;

记录:监销人在销毁清册签字确认。

禁止销毁情形:未结清的债权债务原始凭证;在建项目、未决诉讼的凭证;

其他未了事项的会计资料。

第七章电子会计档案管理

第十五条 管理要求

电子档案与纸质档案具有同等效力;

采用不可修改格式(如PDF/AOFD)存储;

每季度检查存储设备安全性,每2年迁移至新存储介质。

第十六条 备份机制

实行三地备份:本地服务器 + 异地备份 + 云存储(需符合《网络安全法》)。

第八章罚则

第十七条 责任追究

出现以下情形,对责任人处以警告至辞退处分,造成损失的依法追责:

故意损毁、丢失会计档案;未按规定期限归档;擅自外借、复制、泄露档案内容。

第九章附则

第十八条 制度修订

本制度由理事会审议通过,修订时需重新履行审批程序。

第十九条 生效日期

自发布之日起施行。

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